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Istruzioni per la compilazione dell'istanza

L’organizzatore dell’evento/manifestazione (privato cittadino o legale rappresentante di una associazione/ente/ecc.) deve presentare l’istanza preliminare all’ufficio protocollo del Comune di Montebelluna a mezzo mail protocollo@comune.montebelluna.tv.itprotocollo.comune.montebelluna.tv@pecveneto.it; o all’Ufficio Incontracomune le istanze cartacee.
Se la Giunta Comunale esprime parere favorevole in merito all’iniziativa, l’organizzatore dell’evento deve presentare le successive istanze di autorizzazione, concessione o permesso necessarie alla realizzazione dello specifico evento.
 
In seguito sono riportate punto per punto le indicazioni utili alla compilazione dell’istanza preliminare riferite a tutti gli elementi che devono essere valutati per la buona riuscita dell’evento/manifestazione, nonché il riferimento ai vari servizi comunali competenti che sono a disposizione per fornire supporto e informazioni per una corretta compilazione della modulistica. I contatti e gli orari dei singoli servizi comunali si trovano in calce al documento.

1. Nome della manifestazione
Indicare il titolo preciso dell’evento ed eventualmente la rassegna nella quale l’evento è inserito.
 
2. Data della manifestazione
Indicare con precisione la data o i giorni di durata della manifestazione, inizio e termine.
 
3. Descrizione della manifestazione
Fornire alcuni elementi descrittivi che permettano di capire contenuti, modalità di svolgimento e destinatari della manifestazione.
 
4. Orari di svolgimento della manifestazione

Indicare gli orari in cui si articola lo svolgimento della manifestazione, distinguendo gli orari di apertura al pubblico e gli orari necessari per l’allestimento dell’evento (gestione dello spazio, ecc.).
 
5. Luogo di svolgimento
Indicare con precisione il luogo individuato per lo svolgimento dell’iniziativa, tenendo presente le seguenti informazioni.

PALAZZETTO “MAZZALOVO”
Modulo di istanza per:
  • spettacoli e conferenze  (soluzione A e B): n. 648 sulla tribuna; n. 950 in piedi o sedute sul campo da gioco;
  • trattenimenti danzanti  (soluzione C): n. 648 sulla tribuna; n. 952 in piedi sul campo da gioco;
  • spettacoli e conferenze (soluzione D): n. 648 sulla tribuna.
Per individuare la soluzione più idonea visualizzare le planimetrie e le prescrizioni.

AUDITORIUM della BIBLIOTECA COMUNALE "MARIO E GUIDO BERGAMO" - n. 200 posti (più n. 8 disabili)  

TEATRO "R. BINOTTO" - n. 188 posti (più n. 2 disabili)
Modulo di istanza

PALAZZETTO "OMAR FRASSETTO"
  • disposizione 1 per spettacoli: n. 200 sulla tribuna centrale, n. 65 tribuna laterale;
  • disposizione 2 per convegni, trattenimenti danzanti, spettacoli teatrali e musicali: n. 200 sulla tribuna centrale, n. 65 sulla tribuna laterale e n. 380 sul campo da gioco (per un totale di n. 645 persone);
  • disposizione 3 per convegni, trattenimenti danzanti, spettacoli teatrali e musicali: n. 200 sulla tribuna centrale, n. 65 sulla tribuna laterale e n. 240 sul campo da calcio (per un totale di n. 505 persone);
N.B.: Per tutti gli spettacoli che prevedono l’utilizzo della pavimentazione è necessario provvedere alla copertura e protezione del parquet: le spese sono a carico dell’organizzatore.
 
PALESTRA DI CAONADA
  • auditorium, sala convegni e spettacoli vari: n. 386 persone (n. 6 disabili compresi);
  • trattenimenti danzanti: n. 398 persone;
  • trattenimenti a terra: n. 386 persone.
 
6. Modalità di accesso del pubblico
Indicare se l’ingresso del pubblico alla manifestazione/evento è libero e gratuito, se è prevista la raccolta di offerte oppure se è previsto il pagamento di un biglietto.
 
7. Numero massimo di persone che si prevede partecipino all’evento
Definire il presunto numero massimo di persone è essenziale per stabilire l’idoneità dell’area individuata e valutare le condizioni di agibilità delle strutture e sicurezza dei luoghi, per garantire l’incolumità dei partecipanti.
 
8. L'evento prevede attività di somministrazione alimenti e bevande
In caso sia prevista attività di somministrazione di alimenti e bevande, dovrà presentare apposita Segnalazione certificate di inizio attività (SCIA)  e registrazione sanitaria (ULSS) al SUAP - Servizio Attività Produttive, attraverso il portale telematico UNIPASS https://portale.unipass.gov.it/.
Per ogni informazione negli orari di apertura al pubblico del Servizio Attività Produttive, tel. 0423.617456.
 
9. L'evento prevede l'uso di impiantistica e/o strutture di proprietà del Comune di Montebelluna
Vedere al punto n. 20 in dettaglio.
 
10. L'evento prevede l'uso di impiantistica e/o strutture di proprietà privata
Indicare precisamente quale tipo di impianto  e strutture si intendono mettere a disposizione della manifestazione/evento. E’ obbligatorio dotarsi della certificazione di omologazione dei materiali e della certificazione di corretto montaggio rilasciate da un tecnico abilitato.
 
11. In caso di mostra mercato
Riferimento normativo disciplina settore fieristico: Legge regionale 23.05.2002, n. 11.
Presentare domanda al SUAP - Servizio Attività Produttive, di “Svolgimento di manifestazione fieristica di rilevanza locale” attraverso il portale telematico UNIPASS https://portale.unipass.gov.it/.
In caso di somministrazione di alimenti e bevande dovrà essere presentata anche la notifica sanitaria all’ULSS, attraverso lo stesso portale.
Per ogni informazione negli orari di apertura al pubblico del Servizio Attività Produttive, tel. 0423.617456.
 
12. Pubbliche affissioni 
Gli organizzatori possono pubblicizzare l’evento tramite locandine pubblicitarie da installare sulle bacheche presenti nel territorio del Comune di Montebelluna. Prima dell’installazione il richiedente dovrà rivolgersi alla Ditta concessionaria per conto del Comune di Montebelluna ABACO s.p.a. con sede a Montebelluna in via Risorgimento n. 91, Tel. 0423 601755 - Fax 0423 602900 http://www.abacospa.it/ per il pagamento dell’Imposta Comunale Pubblicità e far timbrare le locandine. Anche le informazioni nel merito, dovranno essere richieste alla ditta medesima.
 
13. Mezzi Pubblicitari
Per quanto riguarda la richiesta di esposizione di mezzi pubblicitari si distinguono tre categorie:
  1. striscioni pubblicitari stradali: in base alle disponibilità degli spazi pubblicitari, si formalizza la richiesta con apposito modulo
  2. cartelli pubblicitari temporanei stradali:  si formalizza la richiesta con apposito modulo
  3. materiale vario pubblicitario, tipo striscioni, cartellonistica varia e totem da installare all’interno dell’area della manifestazione: si formalizza la richiesta con apposito modulo
I moduli relativi sono scaricabili nella sezione della modulistica dei Lavori Pubblici.
Si evidenzia che la posa di un totem, incide anche sullo spazio di occupazione suolo pubblico di cui al punto n. 21.

14. Valutazione della classificazione del rischio
L’organizzatore dovrà valutare preliminarmente il rischio dell’evento/manifestazione, ricavabile dalla compilazione della tabella allegata all’Accordo tra il Ministro della Salute, le Regioni e le Province  Autonome di Trento e di Bolzano per l’organizzazione e l’assistenza sanitaria negli eventi e nelle manifestazioni programmate.
 
15. Comunicare lo svolgimento dell’evento e trasmettere il Piano Sanitario al Servizio di Emergenza Territoriale 118
In ottemperanza all' "Accordo tra Ministero della Salute, le Regioni e le Province Autonome di Trento e Bolzano per l’organizzazione e l’assistenza sanitaria negli eventi e nelle manifestazioni programmate", sancito in data 5 agosto 2014 dalla Conferenza Unificata, al fine di garantire un alto livello qualitativo dell'organizzazione del Servizio di Emergenza Territoriale, l’organizzatore dovrà effettuare una comunicazione su apposito modulo per richiesta di evento, che deve essere compilato ed inviato via email al servizio di emergenza territoriale 118 (anche tramite Croce Verde, Croce Bianca, Croce Rossa, con previsione di comunicazione almeno 15 giorni prima dell'evento nel caso di livello di rischio molto basso o basso, 30 giorni nel caso di livello di rischio moderato o elevato, 45 giorni nel caso di livello di rischio molto elevato).
 
16. Presentare il piano di emergenza ed evacuazione, completo del rigoroso riscontro delle garanzie di safety.
Gli organizzatori di manifestazioni pubbliche che prevedono lo stazionamento di pubblico dovranno, fatte salve le competenze degli organismi previsti dalla normativa di settore (Commissioni comunali e provinciali di vigilanza, Vigili del Fuoco, organismi di protezione civile), accertarsi dei seguenti aspetti:
  1. capienza dell’area di svolgimento dell’evento ai fini della valutazione dell’affollamento massimo sostenibile per iniziative programmate in aree pubbliche di libero accesso, MONITORARE gli accessi con sistemi di rilevazione numerica progressiva ai varchi di accesso;
  2. percorsi separati di accesso e di deflusso del pubblico;
  3. suddivisione in settori dell’area di affollamento con previsione di corridoi centrali e perimetrali per consentire eventuali interventi di soccorso;
  4. impiego di un congruo numero di operatori, adeguatamente formati, con compiti di regolamentazione dei flussi e assistenza del pubblico;
  5. spazi di soccorso riservati anche alla sosta e manovra dei mezzi di assistenza.
L’organizzatore è tenuto a dotarsi del piano di emergenza ed evacuazione, che tenga conto della Direttiva del Ministero dell’Interno N. 11001/1/110 del 18 luglio 2018.

17. Comunicare l’evento alla Questura e ai Carabinieri Preavviso di pubblica manifestazione ai sensi dell’art. 18 T.U.L.P.S. 773/31
Gli organizzatori di pubbliche manifestazioni devono darne preavviso al Questore almeno tre giorni prima dell'evento.
La presentazione del preavviso non esime gli organizzatori od i promotori dall'obbligo di munirsi di tutte le autorizzazioni, i pareri, le prese d'atto richieste da specifiche disposizioni di legge per taluni particolari tipi di manifestazioni (pubblici spettacoli, gare sportive, ecc.).
Le modalità di svolgimento delle manifestazioni non potranno essere variate rispetto a quanto dichiarato nel preavviso, se non nel rispetto dei tempi di legge (3 giorni) e previa nuova comunicazione al Questore.
Il Questore può impedire le manifestazioni soltanto per comprovati motivi di sicurezza o di incolumità pubblica.
La comunicazione redatta come da Schema di modulo di preavviso di pubblica manifestazione dovrà essere inviata a: Oppure consegnata alla Stazione:
  • Carabinieri di Montebelluna, Via Jacopo Sansovino n. 4, 31044 Montebelluna – Tel. 0423 287900.
18. Patrocinio del Comune 
L’organizzatore può richiedere il patrocinio del Comune di Montebelluna rivolgendo la domanda al Sindaco o all’Assessore di riferimento competente per materia.
La richiesta, redatta su carta intestata, deve contenere la descrizione della manifestazione - esente da scopi di lucro o commerciali - precisando: 1. titolo dell’iniziativa; 2. contenuto, finalità e principali destinatari; 3. luogo di svolgimento; 4. giorno o periodo di svolgimento; 5. modalità attuative; 6. eventuali partner o sponsor.
Il patrocinio va reso noto dal soggetto che l’ha ottenuto attraverso i mezzi con i quali provvede alla comunicazione dell’iniziativa.

19. Uso del logo del Comune
Il logo del Comune deve essere espressamente richiesto a mezzo mail all’Ufficio Cultura del Comune di Montebelluna cultura@bibliotecamontebelluna.it  e deve essere utilizzato esclusivamente per l’iniziativa per la quale è richiesto.

20. Fornitura delle attrezzature comunali
Compatibilmente con la disponibilità in caso di eventi già programmati dall’Amministrazione Comunale, è possibile richiedere i materiali indicati. Di seguito si dà specifica degli elementi pedana e palco:
Pedana h 40 cm, massimo di mq 60, moduli 2,0 m x 2,0 m.
Palco h 100 cm, massimo di mq 160,  moduli 2,0 m x 2,0 m.

21. Concessione di occupazione di suolo pubblico
In base al Regolamento della tassa per l’occupazione di spazi ed aree pubbliche.
A tal fine, dovrà essere compilata apposita istanza di “Richiesta Occupazione suolo pubblico” disponibile nella modulistica dei Lavori Pubblici.


22. Autorizzazione al transito e sosta autoveicoli per carico e scarico
In caso di transito o sosta di veicoli nell’aree o nelle Piazze pedonalizzate del Centro deve essere richiesta specifica autorizzazione. La richiesta deve essere presentata contestualmente alla richiesta di concessione e occupazione suolo pubblico. Si veda punto n. 21.
Per autocarri con massa a pieno carico superiore a 3,5 tonnellate,  deve essere richiesto permesso provvisorio al transito nell’area “rossa” individuata con ordinanza n° 159/2015 in deroga al divieto per gli autocarri con massa a pieno carico superiore a 3,5 t.

23. Chiusura al traffico dell'area interessata dall'evento
Quando l’evento comporta la modifica di viabilità o di regolamentazione della sosta, dovrà essere richiesta specifica ordinanza di chiusura al traffico veicolare.
L’installazione della segnaletica di modifica della viabilità e della sosta, sarà concordata con l’ufficio tecnico competente.

24. Deroga ai limiti di rumorosità
Indicare sì o no.
Se sì, è necessario presentare la richiesta di deroga acustica.
La deroga è sempre necessaria quando è previsto l’utilizzo di impianti di amplificazione e diffusione musicale.
Lo svolgimento delle attività in deroga al rispetto di limiti vigenti può essere autorizzato dalle 9.00 alle 24.00.
Il superamento dei limiti vigenti con orari durata difformi rispetto a quanto stabilito dal Regolamento Comunale può essere autorizzato previa delibera di Giunta Comunale che esprima parere favorevole sulla base di documentate motivazioni di carattere artistico e socioculturale o comunque di interesse pubblico e indichi gli orari e la durata che si ritengono autorizzabili.
La domanda di autorizzazione in deroga, presentata almeno 10 giorni prima dell’evento, dovrà essere redatta secondo le indicazioni riportate nell’ALL. A) del Regolamento Comunale e contenere i seguenti elementi:
  • (solo per le persone fisiche) generalità, indirizzo e recapito telefonico del richiedente;
  • (solo per le persone giuridiche) ragione sociale, indirizzo, recapito telefonico e indicazione del Legale rappresentante;
  • denominazione della manifestazione oggetto della domanda e ubicazione dell’area di svolgimento;
  • generalità e recapito telefonico di un responsabile della gestione acustica della manifestazione (e di un suo sostituto) che funga da tramite con i competenti Uffici comunali e con il Corpo di Polizia Locale, la cui reperibilità deve sempre essere garantita durante lo svolgimento delle attività per le quali è concessa l’autorizzazione in deroga;
  • elenco numerato della documentazione allegata.
Altresì, oltre alla sottoscrizione da parte del richiedente per le persone fisiche e del Legale Rappresentante per le persone giuridiche, la domanda dovrà essere corredata dalla seguente documentazione:
  1. programma dettagliato della manifestazione, recante: calendario, orario di inizio e fine delle singole attività, orari effettivi di funzionamento delle varie sorgenti sonore (comprese attività del tipo: prove artistiche, collaudo di impianti, ecc.);
  2. planimetria in scala (1:1000 o maggiore) dell’area di svolgimento della manifestazione e della zona circostante per un raggio di almeno 200 m, sulla quale siano individuate tutte le sorgenti sonore (comprese aree di aggregazione e parcheggi) ed i ricettori sensibili presenti (strutture scolastiche, ospedaliere, case di cura o riposo, ecc.), e sia indicata la tipologia di insediamento per gli edifici del primo fronte esposto in ogni direzione;
  3. descrizione delle sorgenti sonore (caratteristiche degli impianti di amplificazione con posizionamento ed orientamento dei diffusori), dei sistemi di controllo e regolazione delle emissioni eventualmente presenti e degli accorgimenti adottati per diminuire il disturbo per la popolazione (taratura dell’impianto, orientamento del palco, posizionamento di barriere fonoisolanti/fonoassorbenti, ecc.).
25. Pulizia dei luoghi dell’evento/manifestazione
La pulizia dei luoghi interessati dall’evento/ manifestazione  è sempre a carico degli organizzatori. Gli organizzatori dovranno prendere contatto con Contarina (n. verde 800.07.66.11 o presso l’Ecosportello sito in Via Grandi n. 2 a Montebelluna) per richiedere eventuali necessari interventi di pulizia e la fornitura di cassonetti (sempre) nel caso di evento che preveda la somministrazione di cibi/bevande.  
Gli organizzatori possono fare richiesta taglio erba o disattivazione impianto irrigazione per il Parco Manin,  o per altre aree verdi tipo Parco Legrenzi o presso scuole o Centri Civici, così come possono fare espressa richiesta di disattivazione delle fontane, scrivendo all’Ufficio Ecologia e Gestione del Territorio ecologia@comune.montebelluna.tv.it
 
26. Presenza della Polizia Locale per la sicurezza e la fluidità della circolazione stradale
Le spese del Personale della Polizia Locale per lo svolgimento di attività e iniziative di carattere privato  che incidono  sulla  sicurezza e la fluidità della circolazione,  sono  poste  interamente  a carico del soggetto privato organizzatore o promotore  dell'evento (Art. 22 c.3-bis D.L. 50/2017 conv. con mod. dalla L. 96/2017).
In ogni caso, il Comando di Polizia Locale valuterà la necessità della presenza dei propri operatori, anche sulla base di eventuali indicazioni della Questura di Treviso.
Per eventi che prevedono la chiusura di strade, è opportuno un confronto preventivo, coinvolgendo anche la Protezione Civile.
Indicazione generale: organizzare gli eventi completamente all’interno o all’esterno dell’anello viario attorno all’area pedonale del centro, privilegiando le aree già chiuse al transito veicolare.
 
27. Presenza della Protezione Civile
La presenza della Protezione Civile dovrà essere concordata prima dell’evento; la stessa non può essere utilizzata per manifestazioni aventi fini di lucro, ma solo se a scopo sociale o benefico.
I volontari devono essere solo di supporto agli organi comunali e all’autorità di Polizia. In nessun caso possono prendere iniziative o decisioni senza autorizzazione.
Il presidio di sedi stradali deve limitarsi all’informazione alla popolazione e alle eventuali deviazioni, ma solamente con Personale con specifica formazione ed attestazione di scorta tecnica rilasciata dalla Polizia Stradale.
Relativamente alla safety, i volontari di Protezione Civile (o generici di altre associazioni) devono aver svolto appositi corsi di formazione ed essere in possesso di attestato rilasciato dai Vigili del Fuoco e del SUEM (o enti accreditati) in base alle rispettive competenze e alle normative vigenti.
Non è obbligo da parte della Protezione Civile garantire la presenza dei propri volontari, essendo l’obbligo posto a carico degli organizzatori.
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